Em đi thực tập, công ty bảo giữ hồ sơ tờ khai "vài năm" nhưng mỗi người nói một con số: 3 năm, 5 năm, 10 năm.
Quy định chính xác là bao lâu, tính từ ngày nào, và có phải lưu bản giấy hay lưu file điện tử cũng được?
Đã được chấp nhận có căn cứ
5 năm, tính từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, áp dụng với hồ sơ hải quan của hàng hóa đã được thông quan. Đây là nghĩa vụ của người khai hải quan trong Luật Hải quan.
Hồ sơ phải lưu gồm: tờ khai, chứng từ đi kèm tờ khai (invoice, vận đơn, C/O, giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành...), sổ sách kế toán, chứng từ thanh toán liên quan đến lô hàng.
Hình thức: luật cho phép lưu bản giấy hoặc bản điện tử. Thực tế nên giữ bản điện tử có tổ chức (theo số tờ khai) và bản giấy với chứng từ gốc bắt buộc (C/O gốc, chứng từ có chữ ký tươi). Khi kiểm tra sau thông quan, hải quan yêu cầu xuất trình trong thời hạn ngắn nên quan trọng là tìm được, không phải bản giấy hay bản mềm.
Mốc 10 năm mà một số người nói là thời hạn lưu chứng từ kế toán theo pháp luật kế toán, không phải hồ sơ hải quan; nhưng vì hai bộ hồ sơ chồng lên nhau, nhiều công ty chọn giữ cả 10 năm cho yên tâm.
Thêm kinh nghiệm: lưu theo số tờ khai + năm, mỗi bộ một thư mục có scan toàn bộ. Kiểm tra sau thông quan họ hỏi tờ khai 4 năm trước, tìm trong 10 phút là ăn điểm tuân thủ.