Chính phủ ký Nghị định 372/2026/NĐ-CP ngày 29/9/2026 về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa, theo Vietnam Logistics Review. Ngày 6/10, Báo Chính phủ đưa tin Bộ Công Thương ban hành Thông tư 63/2026/TT-BCT ngày 30/9/2026, hiệu lực 15/11/2026, đòi cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương cung cấp hồ sơ truy xuất trong 24 giờ khi được yêu cầu. Hai văn bản khác nhau, nhưng cùng một câu hỏi cho doanh nghiệp: nếu có người hỏi lô hàng này đến từ đâu, hồ sơ của bạn nằm ở đâu và lấy ra mất bao lâu.
Hai văn bản, hai phạm vi
Nghị định 372 gồm 8 chương, 38 điều. Văn bản quy định Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa, và Cơ sở dữ liệu quốc gia về sản phẩm, hàng hóa. Việc truy xuất được thực hiện trên môi trường số, qua mã UID. Phần nghiệp vụ truy xuất chi tiết thực hiện theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP và luật chuyên ngành.
Thông tư 63 hẹp hơn: nó quy định cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương và nghĩa vụ lưu hồ sơ của cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm. Thông tư thay thế Thông tư 11/2026/TT-BCT ngày 27/2/2026. Doanh nghiệp nên kiểm tra với bộ phận chứng từ hoặc pháp chế để biết mặt hàng của mình có thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương hay không.
Ai bắt buộc, ai tự nguyện
Theo Nghị định 372, mức độ rủi ro của sản phẩm quyết định có bắt buộc hay không:
| Nhóm | Quy định |
|---|---|
| Rủi ro cao | Bắt buộc định danh, xác thực dữ liệu chủ và truy xuất. Danh mục, lộ trình, phương thức (theo lô, mẻ hoặc từng đơn vị sản phẩm), sự kiện trọng yếu và yêu cầu dữ liệu chuyên ngành do bộ quản lý ngành quyết |
| Rủi ro trung bình, thấp | Khuyến khích tự nguyện |
| Hàng xuất khẩu | Tự nguyện, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác. Nhà nước khuyến khích làm để đáp ứng yêu cầu nước nhập khẩu |
| Tạm nhập tái xuất, quá cảnh, chuyển khẩu, trung chuyển, hàng nhập gửi kho ngoại quan để xuất đi nước thứ ba | Nằm ngoài phạm vi điều chỉnh |
Danh mục hàng rủi ro cao do bộ quản lý ngành, lĩnh vực xác định và quyết định theo thẩm quyền. Nghị định yêu cầu các bộ không làm phát sinh nghĩa vụ kê khai nhiều lần và phải tận dụng dữ liệu sẵn có của cơ quan nhà nước. Nếu chuỗi cung ứng thuộc từ hai bộ trở lên, bộ quản lý sản phẩm đó chủ trì.
Đối tượng áp dụng rộng: tổ chức, cá nhân sản xuất, chế biến, gia công, kinh doanh, phân phối, nhập khẩu, vận chuyển, lưu kho, và cả tổ chức cung cấp dịch vụ xác thực điện tử.
Mã UID và những sự kiện bị ghi lại
Nghị định yêu cầu việc truy xuất được ghi nhận bằng cách khởi tạo chứng chỉ số qua mã UID, để bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng xác minh và truy vết độc lập. Chứng chỉ số được tạo cho các sự kiện trọng yếu trong sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, lưu thông và tiêu dùng, trong đó có việc xuất hóa đơn và thời điểm cơ quan hải quan quyết định thông quan.
Ai chịu trách nhiệm với một sự kiện trọng yếu thì phải bảo đảm tạo chứng chỉ số cho công đoạn đó, trừ khi dữ liệu xác nhận kết thúc công đoạn đã được đồng bộ về cơ sở dữ liệu quốc gia. Nếu một bên cung cấp dịch vụ làm thay, hai bên phải có thỏa thuận xác định rõ ai thực hiện, phạm vi, trách nhiệm bảo đảm dữ liệu chính xác, đầy đủ và trách nhiệm pháp lý.
Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, dữ liệu gần với hai sự kiện này thường đã nằm trong hệ thống: hóa đơn thương mại được lập trên ERP, còn số tờ khai chỉ phát sinh khi VNACCS/VCIS cấp lúc tờ khai được đăng ký. Sự kiện trọng yếu và yêu cầu dữ liệu cụ thể do bộ quản lý ngành quy định. Việc cần làm sớm là biết dữ liệu của mình ở đâu.
Chi phí nằm ở đâu
Có thể chỉ ra bốn chỗ phát sinh công việc từ chính các nghĩa vụ trong văn bản:
- Dữ liệu chủ: ba dạng dữ liệu bẩn phổ biến là trùng đối tác, mã hàng tự đặt và tồn kho lệch. Mã nội bộ chỉ nên dùng nội bộ; khi mã phải rời doanh nghiệp, cần ánh xạ sang mã chuẩn mà bên nhận hiểu được.
- Thỏa thuận với bên làm thay: nếu thuê đơn vị khác tạo chứng chỉ số, hợp đồng phải ghi rõ trách nhiệm.
- Hồ sơ nguồn gốc: nếu thuộc phạm vi Thông tư 63, phải lưu và truy xuất được theo thời hạn bên dưới.
- Người phụ trách: cần một người trả lời yêu cầu của cơ quan nhà nước, kể cả ngoài giờ nếu hạn là 24 giờ.
Thông tư 63: 24 giờ và thời hạn lưu hồ sơ
Theo Báo Chính phủ, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải thiết lập, lưu đầy đủ hồ sơ truy xuất và sẵn sàng cung cấp, trích xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Thời hạn lưu tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng với sản phẩm có hạn sử dụng, hoặc 60 tháng kể từ ngày sản xuất với sản phẩm không yêu cầu ghi hạn. Hồ sơ phải cung cấp được trong vòng 24 giờ kể từ khi có yêu cầu.
Khi sản phẩm có nguy cơ mất an toàn, cơ sở sản xuất xác định lô liên quan, rà hồ sơ sản xuất, liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu và bao bì, gửi thông báo khẩn tới nhà phân phối và đại lý, yêu cầu báo cáo số đã bán và tồn kho, phân tích nguyên nhân và lập báo cáo. Cơ sở kinh doanh thực hiện quy định tương ứng và gửi thông báo khẩn tới nhà sản xuất, nhà phân phối, đồng thời phối hợp với cơ sở sản xuất.
Các thời hạn này nằm trên các nghĩa vụ lưu trữ sẵn có. Điều 18 Luật Hải quan 2014 yêu cầu người khai lưu hồ sơ hải quan 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Điều 41 Luật Kế toán 2015 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15) quy định 5 năm cho tài liệu quản lý điều hành, 10 năm cho chứng từ ghi sổ và báo cáo tài chính. Hồ sơ không được xóa chỉ vì đã đổi hệ thống phần mềm.
Ví dụ giả định: 24 giờ có kịp không
Giả định một doanh nghiệp nhập đồ uống đóng chai phân phối cho siêu thị, và giả định mặt hàng này thuộc phạm vi Thông tư 63. Sau ngày 15/11/2026, cơ quan chức năng yêu cầu truy xuất một lô lúc 09:00 ngày 20/11/2026. Hạn cung cấp hồ sơ là 09:00 ngày 21/11/2026.
Hồ sơ của lô nằm ở năm nơi: email của nhà cung cấp, thư mục chứng từ nhập khẩu, phiếu nhập kho, phiếu giao cho siêu thị, và máy của nhân viên đã nghỉ việc. Giả định mỗi nơi mất 6 giờ để tìm khi làm lần lượt: 5 × 6 = 30 giờ, vượt hạn 24 giờ 6 giờ. Nếu doanh nghiệp có một bảng chỉ mục theo số lô trỏ tới cả năm nơi, giả định mất 2 giờ để tổng hợp, còn dư 22 giờ.
Thời hạn lưu cho cùng lô, giả định sản phẩm có hạn sử dụng 30/06/2027: lưu tối thiểu đến 30/06/2028 (12 tháng sau hạn dùng). Một sản phẩm khác giả định không ghi hạn dùng, sản xuất ngày 15/03/2026: lưu tối thiểu đến 15/03/2031 (60 tháng sau ngày sản xuất).
Việc cần làm
- Hỏi bộ phận chứng từ hoặc pháp chế mặt hàng của bạn có thuộc phạm vi Thông tư 63 hay thuộc ngành hàng rủi ro cao của Nghị định 372 hay không, và theo dõi danh mục khi bộ quản lý ngành ban hành.
- Lập bảng chỉ mục theo số lô: hồ sơ ở đâu, ai giữ, lấy trong bao lâu.
- Làm sạch dữ liệu chủ: gộp đối tác trùng, thống nhất mã hàng.
- Xác định ai chịu trách nhiệm từng sự kiện trọng yếu (hóa đơn, thông quan) và dữ liệu đang nằm ở hệ thống nào.
- Nếu thuê bên thứ ba tạo chứng chỉ số hoặc lưu hồ sơ, ghi trách nhiệm vào hợp đồng.
- Đặt một đầu mối trả lời yêu cầu truy xuất, có người thay thế.
- Tính hạn lưu hồ sơ theo từng sản phẩm và giữ quyền truy cập hệ thống cũ khi đổi phần mềm.
- Với hàng xuất khẩu, hỏi khách nước nhập khẩu có yêu cầu truy xuất nguồn gốc không trước khi quyết định có tự nguyện tham gia.
