Công văn 23474/CHQ-CNTT của Cục Hải quan nói rõ hai mốc: doanh nghiệp có tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS phải rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu trước ngày 31 tháng 12 năm 2026; từ ngày 1 tháng 1 năm 2027, tài khoản chưa làm hoặc làm chưa xong bị khóa và chỉ mở lại sau khi hoàn thành. Văn bản này nối tiếp Công văn 21692/CHQ-CNTT ngày 15 tháng 9, và việc rà soát đã chạy từ ngày 25 tháng 9.
Sáu bước làm sạch thì ngắn. Phần khó nằm ở chỗ khác: ai làm, làm khi nào, và chuyện gì xảy ra nếu hải quan từ chối hồ sơ. Lịch dưới đây lùi từ hạn chót về hôm nay.
Hạn thật của doanh nghiệp không phải 31/12
Theo Báo Chính phủ, bấm gửi cập nhật chưa phải là xong. Sau khi doanh nghiệp ký số và gửi, hệ thống báo gửi yêu cầu thành công và chờ phê duyệt. Cán bộ quản trị của hải quan rà soát: đúng thì phê duyệt, tài khoản vào vận hành chính thức; sai thì từ chối, ký số xác nhận lý do, và hệ thống tự gửi email báo chi tiết cho doanh nghiệp.
Quy trình Cục Hải quan công bố không ghi thời hạn phê duyệt. Vì không biết một vòng mất bao lâu, đừng tính sát nút: ví dụ hồ sơ bị từ chối ngày 28 tháng 12, sửa xong gửi lại thì không ai hứa được là kịp trước ngày 31. Hạn nội bộ hợp lý là cuối tháng 11, để còn ít nhất một vòng sửa và gửi lại trong tháng 12, trước khi hồ sơ của nhiều doanh nghiệp dồn vào những tuần cuối năm.
Hậu quả của việc trễ cũng cụ thể. Giả định một lô linh kiện về Cát Lái ngày 2 tháng 1 năm 2027 trong khi tài khoản khai báo của công ty đang bị khóa: người khai không dùng tài khoản đó để khai tờ khai được, hàng nằm cảng, thời gian miễn phí lưu bãi trôi dần, tiền lưu container chạy. Đầu tháng 1 lại là lúc nhiều doanh nghiệp đang chạy hàng Tết.
Bước 0: kiểm kê tài khoản trước khi bấm gì
Hướng dẫn của hải quan tách hai chức năng cho hai loại tài khoản: một cho tài khoản quản trị, một cho tài khoản người khai. Công ty có thể có cả hai, và đây là chỗ dễ sót. Danh sách kiểm kê không do văn bản yêu cầu, nhưng thiếu nó rất dễ dọn tài khoản này, quên tài khoản kia.
Mỗi dòng của danh sách nên có: tên đăng nhập, loại tài khoản (quản trị hay người khai), người đang giữ, còn dùng hay không, email đăng ký, và chữ ký số định tích hợp. Cột email quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Bước 4 cho kiểm tra hoặc cập nhật email liên hệ, rồi gửi mã OTP 6 chữ số về email đã đăng ký; mã chỉ có hiệu lực 10 phút. Tài khoản tạo từ nhiều năm trước, mang email của người đã nghỉ việc hoặc hộp thư không ai mở, dễ kẹt ở đây. Chốt trước hộp thư sẽ dùng và người mở được nó, trước cả khi đăng nhập.
Sáu bước và người nên có mặt ở mỗi bước
Các bước theo hướng dẫn đăng trên Báo Chính phủ; cột cuối là phân công gợi ý:
| Bước | Việc | Ai cần có mặt |
|---|---|---|
| 1 | Đăng nhập trang đăng ký người sử dụng của hải quan; tên đăng nhập và mật khẩu đồng bộ từ VNACCS hiện tại, có thể đăng nhập bằng VNeID | Nhân viên khai báo |
| 2 | Vào chức năng quản lý tài khoản (quản trị hoặc người khai), bấm Sửa thông tin hoặc Cập nhật | Nhân viên khai báo |
| 3 | Kiểm tra mã số thuế, tên doanh nghiệp, mã chương, địa chỉ, số định danh doanh nghiệp, số định danh người đại diện, họ tên, ngày sinh; bấm Xác thực thông tin, nhập Captcha để đối chiếu cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư | Nhân viên khai báo, cùng người nắm thông tin pháp nhân |
| 4 | Xác thực email bằng mã OTP 6 chữ số, hiệu lực 10 phút | Người mở được hộp thư đăng ký |
| 5 | Tích hợp chữ ký số: USB ký số, SIM ký số hoặc SmartCA (ký số từ xa) | Người giữ chữ ký số |
| 6 | Bấm Gửi cập nhật, chọn chứng thư số hợp lệ và ký | Người giữ chữ ký số |
Bước 3 là bước nặng nhất. Nếu công ty đã đổi người đại diện theo pháp luật mà thông tin trên hệ thống hải quan vẫn là người cũ, chính bước này là chỗ cập nhật số định danh, họ tên, ngày sinh của người đại diện trước khi bấm xác thực. Hướng dẫn không nói sửa xong có phải nộp kèm giấy tờ không; câu đó nên hỏi chi cục đang quản lý mình.
Với đại lý hải quan, bước 3 có thêm một lớp: hệ thống tự đối chiếu mã số thuế với danh mục đại lý hải quan, và nếu mã số thuế không có trong danh mục thì báo lỗi rằng mã số thuế này không phải đại lý hải quan, không lấy được thông tin. Đại lý thường khai cho nhiều khách, nên kẹt một tài khoản là kẹt cả chuỗi; đại lý càng nên làm sớm, vì gỡ lỗi danh mục phải làm việc với cơ quan hải quan.
Chữ ký số: hai việc nên kiểm tra trước bước 5
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu ký hồ sơ với cơ quan nhà nước bằng chữ ký số công cộng, một trong ba loại chữ ký điện tử mà Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 phân biệt. Hai điểm liên quan trực tiếp tới việc làm sạch.
Thứ nhất, hạn chứng thư. Theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Ví dụ: chứng thư thời hạn 3 năm cấp ngày 1 tháng 3 năm 2024 hết hạn ngày 1 tháng 3 năm 2027. Chứng thư ấy còn hạn ở thời điểm làm sạch, nhưng sẽ hết hạn ngay quý đầu năm sau. Chứng thư mới sau gia hạn không tự động kế thừa khóa ký cũ, nên hệ thống nào đã đăng ký khóa cũ thì cần cập nhật lại nếu khóa ký đổi. Vì vậy, nếu chứng thư sắp hết hạn, gia hạn trước rồi mới tích hợp ở bước 5, đỡ phải làm hai lần.
Thứ hai, đúng người ký. Chứng thư của người đã nghỉ việc hoặc đã đổi chức danh có thể đã bị thu hồi, và chữ ký số dùng chứng thư đã thu hồi mất giá trị kể từ thời điểm thu hồi. Hướng dẫn hải quan hỗ trợ ba loại chữ ký số, nhưng không nói một tài khoản gắn được bao nhiêu chứng thư và nên dùng chứng thư của ai. Công ty có hai ba chữ ký số (giám đốc, kế toán, nhân viên khai báo) thì gọi tổng đài hỗ trợ của Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan, số 19009299 (bấm nhánh 2), hoặc hỏi chi cục quản lý, đừng đoán.
Ví dụ: công ty giả định ba tài khoản, lịch lùi từ 31/12
Ví dụ giả định: một công ty nhập linh kiện có 1 tài khoản quản trị và 2 tài khoản người khai, một trong hai đang mang email của kế toán đã nghỉ việc, chữ ký số của giám đốc hết hạn vào tháng 2 năm 2027.
| Mốc | Việc |
|---|---|
| Tuần đầu tháng 11 | Lập danh sách ba tài khoản, kiểm tra email, đổi email cũ |
| Tuần hai | Gia hạn chứng thư của giám đốc; kiểm tra thông tin người đại diện |
| Tuần ba | Đi sáu bước cho tài khoản quản trị, rồi hai tài khoản người khai; gửi cập nhật |
| Tuần bốn | Theo dõi email phê duyệt hoặc từ chối; sửa và gửi lại nếu bị từ chối |
| Tháng 12 | Vùng đệm cho vòng bị từ chối thứ hai và cho hỗ trợ kỹ thuật |
| Trước 31/12 | Hạn hoàn thành theo công văn; từ 1/1/2027 tài khoản chưa hoàn thành bị khóa |
Công ty này xong cuối tháng 11 và còn gần cả tháng 12 làm vùng đệm. Công ty làm từ ngày 20 tháng 12 thì có thể chỉ còn một lần thử.
Việc cần làm
- Giao một người chịu trách nhiệm toàn bộ việc làm sạch và đặt hạn nội bộ vào cuối tháng 11.
- Lập danh sách mọi tài khoản VNACCS của công ty: loại tài khoản, người giữ, email, chữ ký số.
- Kiểm tra từng email đăng ký còn mở được ngay, vì mã OTP chỉ sống 10 phút.
- Rà thông tin pháp nhân và người đại diện trước bước 3; nếu đã đổi người đại diện thì cập nhật cho khớp.
- Kiểm tra hạn chứng thư số; gia hạn trước nếu sắp hết hạn, rồi mới tích hợp ở bước 5.
- Đại lý hải quan: xác nhận mã số thuế có trong danh mục đại lý hải quan trước khi bắt đầu.
- Sau khi gửi, theo dõi email báo phê duyệt hoặc từ chối; coi tài khoản là xong khi được phê duyệt, không phải khi bấm gửi.
- Câu hỏi hướng dẫn chưa trả lời (nhiều chứng thư, thời gian phê duyệt, giấy tờ kèm theo) thì hỏi chi cục quản lý hoặc tổng đài hỗ trợ, và ghi lại câu trả lời.
