Sáng 28/10, Quốc hội thảo luận dự luật sửa bốn luật công thương, trong đó Bộ Công Thương giữ hệ thống chứng nhận xuất xứ điện tử tập trung và hậu kiểm, còn ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp và xác minh C/O. Đây mới là dự thảo, chưa thông qua, và quy trình xin C/O hôm nay chưa đổi. Nhưng dù nơi bấm duyệt có chuyển hay không, người lập và giữ bộ hồ sơ xuất xứ ở doanh nghiệp vẫn là người quyết định tờ C/O có đứng vững hay không.
Nghề này nằm ở đâu trên bản đồ nghề
Trong ngành xuất nhập khẩu, người làm chứng từ xử lý từng lô hàng: lập bộ hồ sơ, chạy theo hạn. Chuyên viên tuân thủ (compliance specialist) nhìn rộng hơn: xác định tiêu chí xuất xứ áp dụng đúng, kiểm tra hàng có cần giấy phép chuyên ngành hay không, rà danh sách hạn chế thương mại và quản lý việc lưu trữ hồ sơ theo thời hạn pháp luật. Mảng xuất xứ là một phần của vị trí này.
Khác với khai thuê hải quan vốn xử lý từng tờ khai theo quy trình đã định, người làm tuân thủ rà rủi ro trước khi giao dịch phát sinh và giám sát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy vị trí này hiếm tuyển người mới ra trường. Họ thường đến từ nghề khai hải quan hoặc chứng từ, vì phải hiểu cùng lúc nhiều mảng pháp luật: chính sách mặt hàng, xuất xứ, kiểm soát thương mại.
Một lỗi quản lý hay gặp là gọi bộ phận tuân thủ sau khi hợp đồng đã ký. Khi đó doanh nghiệp mất quyền chủ động đàm phán lại điều khoản. Với C/O, thời điểm hỏi đúng là trước khi chào giá: mặt hàng này đạt tiêu chí xuất xứ nào, cần form nào, nộp ở đâu.
Một bộ hồ sơ C/O đi qua những bước nào
Quy trình xin C/O theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP có thứ tự rõ ràng:
- Xác định loại C/O. C/O ưu đãi theo từng hiệp định (Form D, Form E, EUR.1) hay C/O không ưu đãi ("Made in Vietnam"). Loại C/O quyết định nơi nộp.
- Đăng ký hồ sơ thương nhân (Điều 13), chỉ lần đầu: mẫu chữ ký của người được ủy quyền, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh mục cơ sở sản xuất. Đổi người ký hay đổi cơ sở sản xuất thì phải cập nhật, nếu không hồ sơ từng lô có thể bị từ chối vì thông tin không khớp.
- Hồ sơ từng lô (Điều 15): đơn đề nghị, mẫu C/O đã khai, bản in tờ khai hải quan xuất khẩu, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, bản khai chi tiết hàng hóa, bản khai xuất xứ nguyên liệu và quy trình sản xuất. Lô cùng mã HS, cùng quy trình đã từng được cấp thì thường chỉ cần bộ rút gọn.
- Chọn kênh nộp (Điều 16): kênh điện tử trên cổng eCoSys có thời hạn 6 giờ làm việc xét duyệt, thêm 2 giờ làm việc nếu cần cấp bản giấy; nộp trực tiếp 8 giờ làm việc; qua bưu điện 24 giờ làm việc. Thời hạn chỉ bắt đầu tính khi hồ sơ đầy đủ.
- Cấp hồi tố (Điều 17) nếu vì lý do khách quan chưa kịp xin: tối đa 1 năm kể từ ngày giao hàng, C/O ghi rõ "ISSUED RETROACTIVELY".
Phí theo Thông tư 36/2023/TT-BTC là 60.000 đồng một bộ khi cấp và 30.000 đồng khi cấp lại. Thông tư 64/2025/TT-BTC giảm còn 50% từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026, tức 30.000 và 15.000 đồng một bộ.
Nơi cấp đã đổi một lần: bài học về đầu mối
Chuyện đổi nơi cấp không phải lần đầu. Theo Quyết định 1103/QĐ-BCT, từ 5/5/2025 thẩm quyền cấp C/O không ưu đãi chuyển từ VCCI sang Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương; VCCI bàn giao hồ sơ từ 21/4 đến 4/5/2025. Từ 1/7/2025, Điều 4 Thông tư 40/2025/TT-BCT quy định thẩm quyền cấp C/O thuộc Cục Xuất nhập khẩu và tổ chức được ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao nhiệm vụ.
Lỗi hay gặp sau mỗi lần đổi là người làm theo thói quen cũ: vẫn nộp hồ sơ C/O không ưu đãi ở VCCI, bị trả lại hoặc chậm vì sai cơ quan. Với C/O ưu đãi, không phải tổ chức cấp nào cũng được cấp mọi mẫu, nên cần xác nhận với tổ chức cấp gần nhất mẫu nào được cấp tại đó.
Nếu dự luật được thông qua đúng hướng thảo luận sáng 28/10, việc cấp và xác minh nằm ở tỉnh, hệ thống điện tử và hậu kiểm ở trung ương. Điều chưa biết là điều khoản chuyển tiếp: hồ sơ đang nộp dở xử lý ở đâu, C/O đã cấp thì ai xác minh. Đại biểu Nguyễn Thị Sửu, đoàn thành phố Huế, đã đề nghị làm rõ phối hợp giữa Bộ Công Thương, Bộ Tài chính và tỉnh, và để Bộ Công Thương làm đầu mối nhận yêu cầu xác minh với nước ngoài, trừ khi điều ước quốc tế quy định khác. Việc của chuyên viên xuất xứ là đọc được các điều khoản đó khi chúng xuất hiện và cập nhật quy trình nội bộ trước ngày áp dụng.
C/O đã cấp vẫn có thể bị xác minh lại
C/O chỉ là kết luận ban đầu của tổ chức cấp dựa trên hồ sơ nộp lúc đó. Theo Điều 28 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, hải quan nước nhập khẩu, tổ chức cấp và hải quan Việt Nam đều có quyền xác minh lại sau khi hàng đã thông quan. Với hàng Việt Nam xuất khẩu, khi nước nhập khẩu gửi yêu cầu xác minh, Bộ Công Thương là đầu mối hướng dẫn. Bước đầu là kiểm tra hồ sơ do tổ chức cấp lưu; nếu chưa đủ căn cứ thì có thể có đoàn đến cơ sở sản xuất đối chiếu năng lực sản xuất với sản lượng đã khai và sổ sách nguyên liệu.
Đây chính là nỗi lo của đại biểu Phạm Văn Hòa, đoàn Đồng Tháp: cấp giấy không đúng xuất xứ thực tế sẽ ảnh hưởng uy tín hàng hóa Việt Nam. Với doanh nghiệp, hậu quả cụ thể hơn: không hợp tác hoặc chậm cung cấp chứng từ tự nó đã là căn cứ để tạm dừng cấp C/O từ 3 đến 6 tháng hoặc thu hồi C/O đã cấp (Điều 29).
Vì vậy Điều 30 quy định cả tổ chức cấp, hải quan và thương nhân phải lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm kể từ ngày cấp. Hủy hồ sơ giấy ngay khi hàng thông quan là sai lầm phổ biến.
Ví dụ giả định: bảng theo dõi ba lô hàng
Giả định một công ty đồ gỗ xuất khẩu có ba lô cần C/O trong quý 4/2026. Chuyên viên xuất xứ dựng bảng theo dõi ba mốc: ngày giao hàng, hạn hồi tố, mốc hết nghĩa vụ lưu hồ sơ.
| Lô | Ngày giao hàng | Hạn hồi tố tối đa | Ngày cấp giả định | Lưu hồ sơ đến |
|---|---|---|---|---|
| A | 1/8/2026 | 1/8/2027 | 10/8/2026 | 10/8/2031 |
| B | 15/9/2026 | 15/9/2027 | 20/12/2026 | 20/12/2031 |
| C | 20/10/2026 | 20/10/2027 | chưa xin | chưa có |
Lô B cấp muộn nên phải ghi "ISSUED RETROACTIVELY", nhưng vẫn trong hạn 1 năm. Giả định công ty xin 40 bộ C/O mỗi tháng và phí giữ mức 30.000 đồng một bộ như Thông tư 64/2025/TT-BTC, khoản phí là 1.200.000 đồng một tháng; theo thông tư này mức giảm hết hiệu lực sau 31/12/2026, khi đó mức gốc 60.000 đồng sẽ làm khoản này thành 2.400.000 đồng nếu không có văn bản gia hạn. Con số nhỏ, nhưng hạn nộp và mốc lưu hồ sơ mới là chỗ tốn kém khi nhầm.
Kỹ năng và lộ trình vào nghề
Người mới nên đi từ chứng từ hoặc khai hải quan, nơi mỗi ngày chạm vào tờ khai, hóa đơn, vận tải đơn. Đó là những chứng từ nằm trong bộ hồ sơ C/O, và tổ chức cấp có quyền yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu, nhất là hóa đơn thương mại và vận tải đơn, hai chứng từ dễ bị làm giả nhất. Từ đó bổ sung ba nhóm kiến thức: tiêu chí xuất xứ, thủ tục cấp C/O trên eCoSys, và quy trình xác minh sau cấp.
Một kỹ năng ít được nói tới là đọc văn bản mới. Nơi cấp đã đổi từ 5/5/2025 và thông tư mới có hiệu lực từ 1/7/2025, nên người làm nghề phải biết xác định văn bản nào đang có hiệu lực và từ ngày nào. Kỹ năng thứ hai là chia sẻ thông tin: khi nơi cấp C/O đổi, khách nước ngoài có thể chưa biết, và báo cho họ trước, kèm thông tin cơ quan nào cấp và xác minh, là cách giữ niềm tin.
Việc cần làm
- Theo dõi tiến trình dự luật sửa bốn luật công thương; chỉ đổi quy trình khi luật được thông qua và có hướng dẫn.
- Lập bảng ghi nơi cấp, kênh nộp và đầu mối của từng loại C/O công ty đang dùng, kèm ngày cập nhật gần nhất.
- Kiểm tra hồ sơ thương nhân còn khớp người ký và cơ sở sản xuất hiện tại không.
- Đối chiếu số liệu hóa đơn thương mại với tờ khai xuất khẩu trước khi nộp, vì lệch số có thể khiến tổ chức cấp yêu cầu giải trình hoặc từ chối cấp.
- Dựng bảng theo dõi hạn hồi tố 1 năm và mốc lưu hồ sơ 5 năm cho từng lô.
- Giữ bản khai nguyên liệu và quy trình sản xuất ở nơi truy cập được, sẵn sàng cho yêu cầu xác minh.
- Với điều khoản chuyển tiếp khi luật ra, doanh nghiệp nên hỏi cơ quan có thẩm quyền hoặc luật sư trước khi đổi cách nộp.
